Từ quản lý thủ công đến văn hóa điều hành bằng dữ liệu thời gian thực
Khi quy mô đơn hàng tăng trưởng và đội ngũ kỹ thuật viên mở rộng, các công cụ truyền thống như sổ sách hay bảng tính rời rạc dần bộc lộ nhiều rào cản nghiêm trọng đối với các labo nha khoa:
- Mất dấu tiến độ: Khó nắm bắt trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, dễ dẫn đến trễ hẹn giao hàng cho các phòng khám nha khoa.
- Đánh giá thiếu khách quan: Thiếu dữ liệu định lượng chính xác để tính thưởng – phạt và đánh giá đúng năng lực của kỹ thuật viên.
- Tỷ lệ remake khó kiểm soát: Khi phát sinh lỗi hỏng hoặc phải làm lại (remake), tốn nhiều thời gian tranh cãi mà không truy vết được nguyên nhân gốc rễ ở khâu nào.
- Lãng phí nguồn lực quản trị: Ban quản lý mất hàng giờ mỗi tuần chỉ để tổng hợp số liệu báo cáo thủ công từ nhiều nguồn rời rạc.
Nhận thấy nhu cầu cấp thiết về một nền tảng quản trị tập trung, chuẩn hóa và sẵn sàng mở rộng quy mô, Aceso Dental Laboratory đã lựa chọn đồng hành cùng DentalSO để thực hiện chuyển đổi số toàn diện quy trình sản xuất.
1. Bài toán & Mục tiêu trọng tâm của dự án
Dự án hướng đến việc số hóa khép kín toàn bộ vòng đời sản phẩm – từ khâu tiếp nhận mẫu từ phòng khám đến khi kiểm tra chất lượng và giao thành phẩm. Các mục tiêu trọng tâm bao gồm:
- Chuẩn hóa quy trình theo định hướng ISO: Thiết lập quy trình vận hành chuẩn mực, minh bạch hóa từng bước thao tác và dễ dàng truy xuất nguồn gốc.
- Kiểm soát vận hành thời gian thực (Real-time): Giúp ban quản lý nhận diện sớm các “nút thắt cổ chai” trong quy trình sản xuất để kịp thời điều phối nhân sự và máy móc.
- Xây dựng văn hóa quản trị dựa trên dữ liệu: Đo lường hiệu suất khách quan, giảm thiểu tỷ lệ remake và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính.
2. Giải pháp triển khai từ DentalSO
DentalSO đã phối hợp cùng ban điều hành Aceso thiết lập hệ thống quản lý chuyên sâu bám sát đặc thù sản xuất labo nha khoa:
a. Số hóa quy trình sản xuất & Truy xuất nguồn gốc ISO
Mỗi case sản phẩm được cấp một mã định danh duy nhất. Mọi công đoạn xử lý (đổ mẫu, quét 3D, thiết kế CAD/CAM, đắp sứ, nguội, mài chỉnh, kiểm tra QC) đều được ghi nhận chi tiết: kỹ thuật viên thực hiện, thời gian bắt đầu/kết thúc và mức độ hoàn thành. Nhờ đó, lịch sử sản xuất được lưu trữ toàn vẹn, phục vụ truy vết tức thì khi có phản hồi từ khách hàng.
b. Điều phối công đoạn theo thời gian thực
Bảng điều khiển (Dashboard) trung tâm cho phép quản lý theo dõi toàn diện:
- Số lượng đơn đang xử lý tại từng bộ phận, công đoạn và tại bàn làm việc của mỗi kỹ thuật viên.
- Cảnh báo tự động các đơn hàng có nguy cơ trễ hạn giao cho nha khoa.
- Cân đối tải công việc đồng đều giữa các nhóm kỹ thuật viên, tránh dồn ứ cục bộ.
c. Hệ thống KPI kỹ thuật viên minh bạch
DentalSO tự động tổng hợp năng suất cá nhân dựa trên 3 tiêu chí cốt lõi:
- Sản lượng hoàn thành: Phân theo từng nhóm vật liệu và loại phục hình.
- Thời gian xử lý chuẩn: Đo lường tốc độ so với định mức tiêu chuẩn của từng công đoạn.
- Tỷ lệ lỗi & remake cá nhân: Phân loại lỗi do tay nghề hay nguyên nhân khách quan.
d. Kiểm soát chất lượng (QC) & Giảm tỷ lệ Remake
Hệ thống chuẩn hóa các tiêu chí kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói xuất xưởng. Khi phát sinh ca làm lại, hệ thống giúp chỉ rõ công đoạn và nguyên nhân (dấu mẫu không rõ, thiết kế sai khớp cắn hay lỗi nướng sứ), làm căn cứ phản hồi với phòng khám hoặc đào tạo nội bộ.
3. Sự chuyển biến rõ rệt tại Aceso Dental Laboratory
Sau thời gian đưa DentalSO vào vận hành chính thức, mô hình sản xuất tại Aceso đã có sự chuyển biến căn bản:
| Hạng mục | Trước khi triển khai | Sau khi ứng dụng DentalSO |
| Kiểm soát đơn hàng | Hỏi miệng, chat để tìm đơn hàng, dễ sót case | Định vị chính xác vị trí và trạng thái từng case trên hệ thống thời gian thực |
| Xử lý trễ hạn | Bị động đối phó khi phòng khám phản ánh hoặc khiếu nại | Hệ thống cảnh báo sớm đơn hàng có nguy cơ trễ hạn để chủ động điều phối |
| Quản lý chất lượng & Remake | Tranh cãi nguyên nhân, khó xác định trách nhiệm giữa các khâu | Truy vết chính xác công đoạn và nguyên nhân lỗi, giảm thiểu tỷ lệ làm lại |
| Đánh giá kỹ thuật viên | Dựa trên cảm tính và trí nhớ của quản lý, thiếu công bằng | Báo cáo KPI định lượng tự động: sản lượng, tốc độ, tỷ lệ lỗi chi tiết |
| Báo cáo quản trị | Mất nhiều giờ gom số liệu và nhập tay trên file Excel | Truy xuất báo cáo tức thì chỉ với một cú nhấp chuột |
“Trước đây, việc tìm xem một ca răng đang nằm ở bàn ai hay xác định vì sao một đơn hàng bị trễ rất đau đầu. Với DentalSO, dữ liệu vận hành được hiển thị rõ ràng từng phút. Kỹ thuật viên chủ động hơn với công việc của mình, còn ban quản trị luôn nắm chắc tiến độ sản xuất trong tay.”
Ms Snowie – Planning Production Supervisor
