Để nâng cao chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng tốt hơn, Labo cần 1 đội ngũ nhân viên văn phòng làm việc hiệu quả, đáp ứng sự mong đợi của nha sĩ. Bộ phần điều phối là 1 trong những đội ngũ quan trọng của Labo, chịu trách nhiệm theo dõi các đơn hàng của nha khoa trong suốt quá trình sản xuất. Đảm bảo thông tin chi tiết luôn được cập nhật và tra cứu nhanh.

Việc nha sĩ xem xét gởi hàng đến labo nào, ngoài yếu tố chất lượng sản phẩm, giá cả hợp lý, các nha sĩ cũng muốn một dịch vụ tốt hơn. Trong đó có yếu tố: giao hàng đúng giờ. Tuy nhiên, tình trạng trễ, thất lạc hàng vẫn thường xuyên xảy ra trong các Labo.

Với phần mềm vDentalLab, Labo sẽ hạn chế tối đa hàng trễ thông qua việc theo dõi tiến độ sản xuất và kế hoạch giao hàng của tất cả đơn hàng. Toàn bộ thông tin đơn hàng sản xuất được theo dõi và cập nhật liên tục theo thời gian thực.

Một số hạn chế trong quản lý sản xuất của ngành Labo

Với cách quản lý bằng giấy tờ thì việc tìm kiếm 1 đơn hàng thường mất nhiều thời gian hơn do nhân viên phải liên hệ đến từng bộ phận sản xuất để biết được hiện trạng sản xuất đơn hàng đó. Họ thường xuyên không phát hiện đơn hàng có khả năng trễ trước giờ hẹn giao để thông báo cho nha sĩ biết. Một số trường hợp, nhân viên không hề biết đơn hàng đã trễ cho điến khi nha sĩ liên hệ để hỏi.

Hơn nữa, khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin từ nha sĩ, nhân viên không thể trả lời ngay về tình trạng của đơn hàng. Họ thường mất thời gian tìm kiếm lại thông tin trên giấy tờ, liên hệ các phòng ban liên quan khác; thường sẽ có câu trả lời sau hơn 30 phút. Yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng dịch vụ của Labo!

Phần mềm vDentalLab giúp Labo khắc phục các tồn tại trên

1. Theo dõi tiến độ sản xuất

Mỗi đơn hàng đều được lưu trữ thông tin hiện trạng sản xuất: đang làm đến công đoạn nào, kỹ thuât viên nào đang làm.

Bằng việc theo dõi thông tin sản xuất trên phần mềm vDentalLab, điều phối dễ dàng biết được đơn hàng đang được thực hiện đến công đoan nào, kỹ thuật viên nào đang làm.

2. Ước lượng thời gian hoàn thành & đánh giá khả năng đơn hàng bị trễ

Dựa vào tiến độ sản xuất của đơn hàng, cùng với các thông tin được hiển thị ngay trong màn hình “kế hoạch giao hàng” như giờ hẹn giao, chỉ số răng, khối lượng hàng đang sản xuất, điều phối có thể đánh giá được khả năng giao hàng đúng lịch hẹn cho nha khoa hay không.

3. Kiểm soát hàng trễ, hàng sắp giao

Danh sách đơn hàng được sắp xếp theo giờ hẹn giao cùng và phân nhóm hiển thị bằng màu sắc:

• Màu đỏ: hàng trễ
• Màu xanh: hàng sắp giao(gấp)

Nhân viên dễ dàng tập trung vào xử lý các đơn hàng gấp hơn, đốc thúc bộ phận sản xuất ưu tiên xử lý các đơn sắp đến giờ giao.

• Tóm lại, quản lý sản xuất bằng phần mềm vDentalLab sẽ giúp Labo tăng hiệu quả làm việc của điều phối và chất lượng chăm sóc khách hàng bằng kho dữ liệu tập trung và cập nhật liên tục.